内定承諾・辞退・電話のマナー

はじめに

エントリーシートなどの書類、筆記試験や適性検査、グループディスカッション、そして面接とさまざまな選考過程を通過した方々は、いよいよ内定を得られます。
しかし内定が出てもすぐに承諾することが難しいこともありますよね。
就活では同時並行で複数企業の選考を受けるからです。その中で第一志望である企業の結果が出ていないまま、他の企業から内定をもらうことも十分考えられます。
そのような場合、どう対応するのが適切なのでしょうか。
企業の方に迷惑をかけず、かつ自分自身で納得のいく選択をすることが重要です。
ケースごとに気を付けるべきポイントがいくつかあるので、ご紹介します。

内定を承諾する場合

連絡手段は企業に合わせる・意思表示は速やかに

一般的に内定の通知は電話で行われることが多いですが、メールで来ることもあります。
その場合は先方に合わせた連絡手段でとるようにしましょう。
どちらにせよ、第一志望の企業で既に自分自身の入社の意志がかたまって、承諾する場合は、その日の内に承諾の旨を伝えることが重要です。

感謝を伝える

内定通知をもらえたことに対する感謝を述べた後、承諾の意思・入社後の意欲について述べる必要があります。
今後お世話になる企業に対して失礼のないように、マナーを守った対応を心がけましょう。

内定を保留したい場合

同時並行して選考を受けていれば、一社から内定をもらっても中々すぐに決断を下すことが難しいかと思われます。
第一志望の企業からの結果が一番はじめに分かれば問題ありませんが、そうでないこともありますよね。
どうしても期限内に決断できない場合は、内定保留のお願いをしてみましょう。
返答の期限はもともと企業によって設定されており、企業によって異なりますが1週間から1ヶ月の間くらいであることが多いようです。

感謝を伝える

保留を希望する旨を伝える前に、まずは内定をもらえたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。
内定保留はこちらから無理にお願いする行為なので、悪い印象にならないように礼儀正しさを忘れないことが重要です。

保留したい期限を伝える

予め設定されている期限を超えて待ってもらいたいときは、いつまで待ってほしいのかを伝える必要があります。
具体的に「◯日まで」と日付を申し出ることがポイントです。

理由をしっかり伝える

「複数の企業を併願している」や「第一志望の企業の結果がまだわからない」などの様々な理由があると思いますが、理由を正直に伝えることは大切です。
しかし企業の志望度順を露骨に述べたりするのは避けましょう。

内定を辞退したい場合

辞退の旨は申し出にくいものではありますが、連絡をしないのは絶対にNGです。
内定辞退は重要な意思決定なので、電話とメールどちらもで連絡するとよいでしょう。
また辞退を希望する旨ははっきりと伝え、お詫びと選考でお世話になったことに対する感謝を併せて述べることが重要です。

「とりあえず承諾しておこう」はNG？

内定を承諾すると入社意思の確認を行うために「採用内定通知」に署名や捺印を求められるケースが非常に多くあります。
この通知書には法的拘束力があるのでしょうか。

答えは「ノー」です。署名や捺印をしたのにも関わらずその後内定を辞退を辞退したとしても、法的な罰則はありません。
しかしながら承諾後の辞退は企業に多大な迷惑をかけることになります。
組織の再編成を行わなければならなかったり、再度選考をやり直すこともあるからです。
企業側の労力や時間を無駄にすることのないように、辞退したくないからといって、安易に承諾するのはやめましょう。
どうしても決断が下せないときは理由を伝え、保留のお願いをするのがベターです。

内定保留による内定取消のリスクが伴うことは留意しておこう

企業が内定保留を認めたからといって、絶対に内定取消がされないとはいえません。
1日も早く人材を確保したいという企業もあるからです。
しかし入社の可能性が少しでもあるのならば、待ってもらう価値はあると思われます。
すぐに答えを出せない時には、そういったリスクを考慮した上で保留のお願いをしてみましょう。

電話対応の仕方

就活では内定通知以外のシーンでも、企業の人事担当者と電話で連絡を取る機会が多くあります。
ここでは最低限守るべきポイントを少々紹介します。

「もしもし」はNG

一般的に電話に出る時に使う「もしもし」という言葉ですが、就活の際には使うべきではありません。
第一声は「はい、〇〇です」と名前を告げるようにしましょう。

聞き返したいときは...

相手の声や環境によって言葉が聞き取りにくい場合があっても、「え？」と聞き返すのは失礼にあたります。
「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか」と正しい言葉遣いで聞き返すのが望ましいです。

自分から電話を切らない

用件が終わっても相手が切るのを待たず、自分から電話を切るのはマナー違反です。
切る際には「失礼いたします」などの言葉を挟み、相手が切ったのを確認してから切るのが安全です。

最後に

以上が内定をもらった際に取るべき行動・電話に関するマナーについてでした。せっかくの努力が内定という結果に現れても、内定はゴールではなく、あくまで通過点です。
まずは気持ちよく入社するためにも、気を抜かずマナーを守って企業の担当者との関係を構築していきましょう。
また、内定辞退をした企業も社会にでるとどこで関係ができるかもわかりません。
別会社の人間として一緒に仕事をする可能性もでてきます。
いずれにせよ、気持ち良いマナーを心掛けましょう。